La irrupción de los programas de gestión documental en el mercado supuso una revolución en cuanto a la manera de archivar la documentación de las empresas. La gran cantidad de papeles y archivadores amontonados en las estanterías suponían, además de un montón de espacio ocupado, un escollo para la productividad de los equipos.
La gestión documental es una gran herramienta para potenciar la eficiencia de una empresa, sin embargo, son aún muchos los que presentan reticencias hacia este tipo de programas. Si eres uno de ellos, sigue leyendo porque te vamos a contar todo lo que te estás perdiendo por no tener implantado un software de gestión documental en tu empresa.
Vamos a empezar por explicarte lo que es. Según la Association for Information and Image Management (Asociación para la Información y Gestión de Imágenes), la gestión documental es un conjunto de estrategias, herramientas y métodos utilizados para capturar, gestionar, almacenar, preservar y difundir contenidos y documentos relacionados con los procesos organizativos. En definitiva, el control de un documento desde su creación hasta su eliminación, pasando por su gestión, su archivo y su publicación.
Un programa de gestión documental debe ofrecer capacidad de almacenamiento, recuperación e indexación de los documentos para que estén siempre disponibles de manera rápida y sencilla, así como herramientas para garantizar su seguridad.
¿Cuáles son las principales ventajas de contar un sistema de gestión documental en tu empresa?
1. Mejora de la productividad. Esta es una de las consecuencias más palpables de la gestión documental. Contar un sistema informatizado que gestione el ciclo de vida de los documentos supone un importante ahorro de tiempo que, sin duda, agiliza los flujos de trabajo mejorando la productividad de tu equipo.
2. Ahorro de costes. Costes de archivo, impresión o fotocopias. Además, también ahorrarás en espacio porque ya no tendrás que disponer de estanterías o salas destinadas exclusivamente a archivo.
3. Normativas de seguridad. El trabajo con un gestor documental supone el cumplimiento de normativas de seguridad ya que están diseñados para el cumplimiento de la LOPD.
4. Oficina libre de papeles. Ya hemos hablado de las ventajas a nivel de ahorro de espacio y ahorro de gastos de impresión o copias. Pero además, contar con un repositorio digital de tus archivos garantiza su seguridad y su conservación ya que la información estará disponible durante todos los años de vida del documento, pudiendo recuperarla después de muchos años, independientemente del formato en el que se haya guardado.
Con un programa de gestión documental, localizar un documento será una tarea rápida e instantánea. Los tiempos de respuesta se reducen debido a la rapidez de la recuperación de los documentos. Documentos que están más protegidos ya que se puede distribuir solo entre aquellos miembros del equipo que se desee, pudiendo poner incluso controles de acceso.
Si estás empezando a vislumbrar todas las posibilidades que un gestor documental puede brindar a tu equipo de trabajo y quieres conocerlo más en profundidad, ponte en contacto con nosotros. Uno de nuestros especialistas en gestión documental te explicará todas las ventajas de un software de este tipo y te ayudará a escoger la mejor opción para tu negocio, en función de tamaño y flujos de trabajo.
